Correspondência oficial

•    A linguagem que é utilizada nesta correspondência é uma linguagem simples, mas continuando obedecendo as regras específicas, mais formais do que a correspondência comercial.
•          A correspondência deve ser sempre dirigida ao Chefe da sua casa ou ao Chefe do seu gabinete, no caso do Presidente da República. Mandam as regras do Protocolo em todo o mundo, só se corresponde directamente com o outro Chefe de Estado.
•          Nos Ministérios, as correspondências são abertas na Secretária-geral, onde são distribuídas pelos diversos serviços, incluindo o gabinete do Ministro.
•          Na correspondência oficial, ou qualquer correspondência deve ser breve e conciso. Assim poupam-se ao destinatário esforços de leitura ou interpretação da carta recebida. Estas correspondências devem ser dactilografadas.
•          As formas de cortesia, que quase desaparecem da correspondência comercial, em excepção de Ex. mo Senhor, que continuam em vigor na correspondência oficial.
•          Existe um erro muito comum na correspondência com altas individualidades, que é utilizar Sua Excelência, o Senhor Presidente da Assembleia da República. Mas sua Excelência é a formula superlative e mais cerimoniosa de dizer senhor.
•          Quando se encontra cara a cara com uma alta individualidade não é preciso de tratar sempre por Vossa Excelência, mas sim Senhor Primeiro- Ministro.
•          No protocolo oficial, o idioma que se deve utilizar numa correspondência oficial com entidade estrangeira. No contacto escrito com a entidade homólogas de outros países, em princípio, deve ser feita em português (com ou sem tradução), mas podendo responder na língua utilizada durante os contactos que se tiverem estabelecido.
•         Não existe nenhum protocolo para a correspondência comercial, as empresas comunicam constantemente com o estrangeiro por isso utilizam a língua estrangeira. Mas o mais importante é comunicar com eficácia e rapidez.

Mesa da Lista de Presenças

A comunicação escrita - Cartas

• Com o aparecimento do telefone, do fax e do computador, determinou profundas alterações a nivel da comunicação entre as pessoas, facilitando a comunicação entre elas. Mas as cartas continuam a ser uma forma mais comum e importante de comunicar.

• Hoje em dia as formas de cortesia, de fim de carta, foram substituidas pela expressão muito breve (“Com os melhores cumprimentos”).

• A carta ainda não deixou de ser, uma maneira mais efeciente de comunicação e de transmissão de informações. E ainda é uma das imagens de marca de qualquer empresa.

• O papel deve ser de boa qualidade, ou do logótipo que deve ser sugestivo.

• Devemos ter uma redacção cuidada e de uma boa apresentação.

• A regra básica de cortesia neste domínio, é que toda a carta assinada tem resposta, e deve ser dada num prazo razoável.

• Os impressos e as circulares não são cartas, não pedindo nem merecendo resposta.

• Outras regras de cortesia, é nunca abrir ou ler uma carta diante de outra pessoa.

• Mas em um escritório quando chega um fax ou um memorando com a indicação de urgência, pode e deve ser verificada o seu conteúdo.

• A carta de apresentação ou de recomendação, trazida pela pessoa que se recebe, é obrigatório Abri-la de imediato e lê-la com atenção.

Lista de Presenças

Trabalho de Grupo Carina e Kimberly

• 11 Pessoas (Refeição de trabalho sem conjugues)

- Mesa rectangular

- O dono da casa permanece no lado de maior espaço, ao meio

- Nenhuma pessoa senta-se à sua frente

• 14 Pessoas (Refeição de trabalho sem conjugues)

- O dono da casa permanece no lado de maior espaço, ao meio

- à sua frente senta-se o convidado de honra

- à sua direita fica o segundo convidado mais importante

- o terceiro convidado mais importante fica à direita do convidado de honra

- o quarto à esquerda do dono da casa

- o quinto à esquerda do convidado de honra e assim sucessivamente.

• 4 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- A primeira presidencia é o dono da casa que dá a direita à convidada e a esquerda à esposa. Esta fica à direita com convidado (2ª presidência)

• 6 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- Os donos da casa podem sentar-se à frente um do outro

- Os casais ficam separados havendo alternancia de sexos

• 8 Pessoas (Refeições sociais com conjugues)

- Deve realizar-se com presidencia à francesa (mesa oval), evitando juntar casais ou sentar duas senhoras juntas.

1ª hipotese: se o dono da casa se sentar em frente à sua esposa, duas senhoras terão de ficar sentadas lado a lado.

2ª hipotese: se a dona da casa presidir com uma convidada, fica duas senhoras nas extremidades da mesa. Neste caso um casal têm de permanecer junto, pois é impossivel separar todos os casais.

3ª hipotese: se o dono da casa oferecer a presidencia ao convidado mais importante, a dona da casa terá que ficar à esquerda do convidado para lhe dar a direita. Nesta hipotese continua um casal a ficar junto.

1ª Solução: Pode-se colocar a esposa do 2º convidado à direita do anfitrião e a esposa do 1º convidado à esquerda.

2ª Solução: Podemos reservar o lugar à direita do convidado que ocupa a 2ª presidencia,  para a dona da casa.

• 10 Pessoas numa mesa redonda (Refeições sociais com conjugues)

- É um numero ideal para uma mesa perfeita porque não há convidados nas extremidades da mesa.

• 10 Pessoas numa mesa rectangular (Refeições sociais com conjugues)

- Se usarmos o mesmo esquema da mesa redonda duas senhoram teram de permanecer nas extremidades da mesa.

- se um dos convidados for uma pessoa com um alto cargo na sociedade, ele deve presidir com a dona da casa. O dono da casa deve colocar-se à direita da primeira senhora, sendo possivel também ficar no último lugar. Duas senhoras ficaram nas extremidades.

• 10 Pessoas (4 casais de convidados) com presidencia à inglesa

- os anfitriões permanecem nas extremidades da mesa

- Os casais teram de ficar frente a frente para não ficar duas pessoas do mesmo sexo sentadas lado a lado.

• 12 Pessoas

- o dono da casa deve sentar-se no penultimo lugar (a extremidade do lado direito da dona da casa)

- se a presidencia for feminina (à inglesa), o dono da casa também pode dar a direita à senhora que ocupa a 2ª presidencia, sentando-se à sua esquerda

• 14 Pessoas com presidência à francesa (mesa rectangular)

- Não fica ninguém nas extremidades da mesa

- As senhoras ficam nos ultimos lugares do lado do dono da casa

• 16 Pessoas (8 casais)

- o dono da casa deve presidir com outro convidado, sentando-se à esquerda desse convidado (a quem dá a direita)

• 18 Pessoas

- Fica 9 pessoas de cada lado da mesa

- Nas extremidades não fica ninguém

- Os donos da casa presidem um em frente do outro

• 20 Pessoas

- A dona da casa preside com a esposa do convidado mais importante para não ficar pessoas do mesmo sexo sentadas ao lado uma da outra

Organização de um jantar de empresa

Como se trata de um jantar de empresa, significa que iram imensas pessoas.

Devemos estabelecer uma hierarquia ou ordem de precedências para se sentarem nas mesas, pessoas com o  mesmo tipo de feitio .

Enviamos convites depois de receber as respostas, devemos organisar uma lista, escrevendo numa coluna o nome dos homens e noutra coluna o nome das mulheres que aceitaram o convite.

De seguida com a lista dos nomes dos convidados preenchida, podemos estabelecer-se as precedências, colocando um numero à frente de casa um dos nomes.

Fazendo depois isto tudo o plano de sala e o plano de mesa.

Regras para a organização de uma mesa perfeita

·        Os convidados devem ser pares;

·        Igual número de senhoras e homens (em caso de um jantar de negócio não se aplica);

·        Nunca se deve sentar 13 pessoas à mesa;

·        Juntar pessoas com interesses comuns;

·        Evitar juntar pessoas com incompatibilidades;

·        Evitar colocar duas senhoras juntas e nas extremidades da mesa;

·        Colocar numa moldura à entrada da sala de estar com o plano da mesa;

·        Refeições com múltiplas mesas;

·        Fazer uma lista por ordem alfabética dos apelidos;

·        Colocar o nome da pessoa e o número da mesa que irá ocupar;

·        Devemos colocar em cima da mesa os cartões com os nomes das pessoas;

·        O plano de mesa deve estar em um lugar bem visível;

·        Em jantares íntimos não há planos de mesa;

·        Temos que distribuir os cartões de mão, colocando o nome afrente e no verso, a mesa com uma seta a indicar a porta de entrada e uma cruz a marcar o lugar.