Acta

-------------------------------------------ACTA NÚMERO UM-----------------------------------

-----------Aos sete dia do mês de Dezembro de dois mil e dez, pelas nove horas, na sede da Escola Doutor. Ângelo Augusto da Silva., contribuinte número quinhentos e dois, duzentos e treze, quatrocentos e dezasseis, inscrita na Conservatória do Registo comercial do Funchal, reuniram em assembleia-geral a Presidente do Conselho Executivo Gorete Silva, representando o capital social de €2000. A presidência da reunião foi assegurada pela a Presidente do Conselho Executivo estando presente todos os restantes pessoas do Conselho Executivo. A reunião teve como objectivo a análise da seguinte ordem de trabalho: ---------------------------------------------------------------------------------------Ponto um: ………. -----------------------------------------------------------------------------------Ponto dois: ………. -----------------------------------------------------------------

(…)

---------------Nada mais havendo a tratar, a presidente deu por encerrada a reunião, da qual se lavrou a presente a acta, que vai ser assinada por todos os presentes. -----------

Questoes para o segundo teste

1.     A interacção e debate numa reunião como deve ser distribuído no tempo?

A distribuição deve ser feita 80% para as alternativas e soluções e 20% para problemas e causas e não ao contrário.

2.     Quais as regras base para a interacção e debate numa reunião?

·        Convêm evitar juntar pessoas com passados de grande choque pessoal;

·        O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem um de cada vez e não se admitem conversas particulares.

·        Devem ser respeitadas as normas básicas de correcção e cortesia, evitar ferir sensibilidade dos outros com observação contundente.

·        Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e recursos a esquemas e diagramas complicados.

·        Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo ás pessoas de os lerem. Cada dispositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.

·        Deve estabelecer-se uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva, para aumentar a probabilidade de êxito da reunião.

3.     Os assuntos a tratar numa reunião como são apresentados? Qual o objectivo?

Qualquer reunião deve ser conveniente planeada e organizada, por mais simples e informal que seja

Em 1º lugar há que estabelecer

·        Os assuntos a tratar e respectiva ordem;

·        As pessoas a participarem;

·        A data, hora, duração prevista e local de realização.

·       

Seguidamente, há que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/ comunicação.

Finalmente, há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários

4.     Qual a designação usada para definir os assuntos a tratar numa reunião informal e formal?

Na reunião informal é a agenda e a reunião formal é a ordem de trabalho.

5.     Como e com que antecedência pode ser feita a comunicação de uma reunião de rotina extraordinárias ou reunião formal (Assembleia Geral)?

Assembleia Geral eleitoral convocada com trinta dias de antecedência em relação ao termo do mandato.

Convocatória

Comunicação/Convocação

            O anúncio de uma reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicação interna ou enviado pelo correio.

• Quando se trata de uma reunião extraordinária a nível interno que envolva um número considerável de pessoas, convêm redigir uma comunicação interna com a indicação da hora, data, local e assunto, prevendo um espaço ou folha anexa para que cada um confirme que tomou conhecimento;
• Quando se trata de uma reunião de rotina ou agendada, convém lembrar/confirmar pessoal ou telefonicamente a presença dos participantes, com 24/48 horas de antecedência;
• Quando se trata de uma reunião formal ou Assembleia Geral, o anuncio é feito em convocatória, enviada pelo correio quando o numero convocado é reduzido, entregue com protocolo em caso típico das convocatórias para as Assembleias Gerais de Condomínio, ou publicada na impressa diária, com a antecedência fixada pela lei ou pelos estatutos normalmente 15 dias.

Elaboração da Convocatória

            A convocatória é elaborada a partir dos elementos necessários para a sua divulgação. Dela devem constar obrigatoriamente:

            - Titulo da Convocatória;

            - Organismo ou Empresa e identificação do responsável pela Convocatória (Presidente da Mesa da Assembleia Geral, …);

            - Tipo de reunião (Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária);

            - Data, lugar e hora de reunião;

            - Agenda (enumeração dos assuntos a tratar), a que se da habitualmente o nome de Ordem de Trabalho;

            -Data da convocatória.

Facultativamente poderão ainda constar:

            - Outros elementos identificativos do organismo ou empresa (ramo de actividade, sede, telefone, telex, etc.);

            - Referencia ao (s) artigo (s) dos Estatutos ou à legislação;

            - Convocatória para horário posterior.

Preparação do Local de Trabalho

            O local onde a reunião vai ter lugar deve ser preparado com antecedência, sendo necessário.

• Se há lugares em numero suficiente e se a disposição é adequada ao tipo de reunião;
• Se é ou não necessário instalar equipamentos de suporte (fax, PC portátil, quadros/cavaletes de exposição, etc.)
• Se a sala se encontrar em condições de utilização adequadas:

              - Iluminação;

              - Sistema de aquecimento/ventilação;

              - Tomadas/extensões;

              - Limpeza.

Conforme o tipo e a duração da reunião será ou não necessário prever

            - Cartões de marcação de lugares para os participantes;

            - Mesas de apoio ao aquecimento logístico;

            - Garrafas de agua mineral e copos sobre a mesa de reuniões;

            - Mesa auxiliar com bebidas e aperitivos;

            - Decoração para a sala (arranjos florais, plantas, símbolos da empresa, maquetes, etc.)

            - Serviço de café (no caso de o caffe-break seja curto, talvez tenha de ser servido no local, convido colocar a louça e a maquina expresso numa mesa auxiliar num extremo da sala)

            - Cinzeiros

            - ……

Em conclusão:

• O local deve ser adaptado ao tipo de reunião (distribuição dos espaços, mesas e cadeiras, suportes, logísticos, etc.)
• As condições de iluminação, temperatura, arejamento e climatização devem ser apropriadas às circunstâncias
• A disposição do mobiliário e a decoração devem atribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador.

Ordem de trabalho

Resumo de agenda e ordem de trabalho

Regras de base

• O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem um de cada vez e não se admitem conversas particulares.
• Devem ser respeitadas as normas básicas de correcção e cortesia, evitar ferir sensibilidade dos outros com observação contundente.
• Convêm evitar juntar pessoas com um passado de grandes choques pessoais.
• Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e recursos a esquemas e diagramas complicados.
• Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo ás pessoas de os lerem. Cada diapositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.
• Deve estabelecer-se uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva, para aumentar a probabilidade de êxito da reunião.

Planeamento e Organização

Qualquer reunião deve ser conveniente planeada e organizada, por mais simples e informal que seja.

• Em 1º lugar há que estabelecer.

- Os assuntos a tratar e respectiva ordem;

- As pessoas a participarem;

- A data, hora, duração prevista e local de realização.

• Seguidamente, há que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/ comunicação.
• Finalmente, há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários.

Agenda e Ordem de Trabalhos

       Quando se comunica a realização de uma reunião, os assuntos a tratar são representados de forma esquematizada ordenada e sequencial (com números, alíneas, etc.) não só para possibilitar que cada participante conheça antecipadamente o teor da reunião e se possa preparar para nela contribuir activamente, mas também para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.

Quando se trata de uma reunião informal ou nível interno, dá-se à lista dos assuntos a tratar o nome de agenda, quando se trata de uma reunião formal ou Assembleia Geral, essa lista toma o nome de Ordem de Trabalho

Assembleia

A Assembleia é um conjunto de pessoas que se reúnem que tenham competências gerais para poderem discutir os problemas que lhe são expostos.

            A Assembleia é um órgão representativo, deliberativo ou administrativo, com funções competências específicas.

            Qualquer associação ou sociedade revê nos seus Estatutos a forma de actuação da Assembleia Geral, que deve reunir periodicamente e pontualmente.

            As Assembleias Gerais são dirigidas por um órgão conhecido pela a “Mesa” que são compostas por três elementos efectivos que são o presidente e dois secretários ou vogais, a quem compete convocar, organizar, dirigir e controlar as reuniões.

           

A eleição da Mesa e do Concelho Fiscal fazem se normalmente por escrutínio secreto e universal na Assembleia Geral eleitoral convocada com trinta dias de antecedência em relação ao termo do mandato.

           
            Relativamente às Assembleias Gerais, deve ter em especial atenção a elaboração e publicação da Convocatória e a redacção da acta respectiva reunião.

            O O.T (Ordem de Trabalhos) é o nome que se da ao conjunto dos assuntos indicados na Convocatória para serem objecto de discussão.

            Antigamente na O.T., os membros da reunião podem opinar para usar da palavra que considerem interesse e que não esteja previsto na convocatória, mas para puder falar sobre esse assunto irá que haver uma votação, sob pena de ser nula a qualquer decisão sobre ele seja tomada.

            A discussão dos assuntos, por sua vez, pode ser feita na generalidade e na especialidade, quando o assunto é versado ponto por ponto. Elas são chamadas por:

☺ Moções: quanto de carácter geral.

☺ Propostas: quando é pormenorizada e discriminada.

      ☺ Requerimento: quando se refere a questões menores.

Quando houver um empate numa votação, procede-se uma nova votação, mas se o empate continuar, a decisão é determinada através pelo o Voto de Qualidade que a lei confere ao presidente.

Grupo, interacção e debate:

Um grupo reunido tem a capacidade criativa que é essencial saber utilizá-lo.

O debate não é substituto do trabalho pessoal especializado ou da acção directa.

É um trabalho de grupo com o objectivo de resolver um problema concreto.

      Os participantes de uma reunião devem ter a capacidade para se adaptarem ao esquema de trabalho ajudando na procura de soluções desejadas e aceitar o resultado final como sendo um trabalho em comum.

Os participantes: - Devem ser objectivas, ter iniciativa, mostrar reflexão, persistente e criativa.

                               - Para provocar a reacção desejada, prender a atenção dos ouvintes.

O Director/Moderador/Coordenador

      Para que uma reunião se desenvolva de forma eficiente, disciplinada e eficaz, é necessário alguém supervisione a sua organização e o seu decurso.

Compete ao director/moderador/coordenador

- Definir o problema;

- dar inicio a discussão;

- elaborara a síntese final;

- estimular, dirigir e manter a disciplina;

- fazer as súmulas necessárias;

- certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada e omitido.

O Assunto

      O critério a seguir é o objectivo com que se faz a reunião. A exposição deve ser feita de forma breve, agradável, directa e clara para despertar os ouvintes.

            É importante que os ouvintes estejam interessados no assunto. É essencial propor acções/alternativas em função do que foi exposto.

            As causas mais comuns de fracasso numa reunião:

- Orientação deficiente;

- tempo mal calculado;

- local inadequado;

- insuficiência de elementos/dados informativos;

- participantes mal escolhidos, impreparados;

- director mal preparado.

A intersecção e o debate

Num grupo cada elemento traz a sua própria força, mais também o seu pensamento imitativo. A reunião vale 80% e os restantes 20%

Questoes

Que tipos de meios audiovisuais podemos uar numa reunião?
Como deve ser planeada uma reunião?
Quais são os objectivos de reunião?
Onde devemos colocar as pessoas através das hierárquias?
Quantas distribuições existe para planificar as mesas e cadeira de uma reunião?
Quantos dias antes devemos reservar uma sala?
Devemos ou não verificar a sala antes de começar uma reunião?

Tipos de Reuniões

Questões sobre a materia dada.

O que é um organigrama?

O que é um órgão de uma empresa?

Em que lugar situa-se o ‘staff’ no organigrama?

Como se classifica os órgão num organigrama?

Que tipos de organigrama existem?

Como se deve definir a estrutura de uma empresa?

Onde é o lugar de um secretariado na organização (empresa)?

Caracterize a estrutura que escolheu e as vantagens e inconvenientes

Eu escolhi o organigrama tipo clássico, acho que é uma maneira mais simples e fácil de perceber o lugar de cada órgão numa empresa. Devido às cores que eles têm e da forma como está estruturado.

Cada elemento da empresa fica dentro de um rectângulo e as relações que existem entre eles são linhas.

Um organigrama deve conter o logótipo da empresa e o nome ‘Organigrama’ dentro no gráfico.

Organigrama