Convocatória

Comunicação/Convocação

            O anúncio de uma reunião pode ser formal ou informal, publicado na imprensa, veiculado no sistema de comunicação interna ou enviado pelo correio.

• Quando se trata de uma reunião extraordinária a nível interno que envolva um número considerável de pessoas, convêm redigir uma comunicação interna com a indicação da hora, data, local e assunto, prevendo um espaço ou folha anexa para que cada um confirme que tomou conhecimento;
• Quando se trata de uma reunião de rotina ou agendada, convém lembrar/confirmar pessoal ou telefonicamente a presença dos participantes, com 24/48 horas de antecedência;
• Quando se trata de uma reunião formal ou Assembleia Geral, o anuncio é feito em convocatória, enviada pelo correio quando o numero convocado é reduzido, entregue com protocolo em caso típico das convocatórias para as Assembleias Gerais de Condomínio, ou publicada na impressa diária, com a antecedência fixada pela lei ou pelos estatutos normalmente 15 dias.

Elaboração da Convocatória

            A convocatória é elaborada a partir dos elementos necessários para a sua divulgação. Dela devem constar obrigatoriamente:

            - Titulo da Convocatória;

            - Organismo ou Empresa e identificação do responsável pela Convocatória (Presidente da Mesa da Assembleia Geral, …);

            - Tipo de reunião (Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária);

            - Data, lugar e hora de reunião;

            - Agenda (enumeração dos assuntos a tratar), a que se da habitualmente o nome de Ordem de Trabalho;

            -Data da convocatória.

Facultativamente poderão ainda constar:

            - Outros elementos identificativos do organismo ou empresa (ramo de actividade, sede, telefone, telex, etc.);

            - Referencia ao (s) artigo (s) dos Estatutos ou à legislação;

            - Convocatória para horário posterior.

Preparação do Local de Trabalho

            O local onde a reunião vai ter lugar deve ser preparado com antecedência, sendo necessário.

• Se há lugares em numero suficiente e se a disposição é adequada ao tipo de reunião;
• Se é ou não necessário instalar equipamentos de suporte (fax, PC portátil, quadros/cavaletes de exposição, etc.)
• Se a sala se encontrar em condições de utilização adequadas:

              - Iluminação;

              - Sistema de aquecimento/ventilação;

              - Tomadas/extensões;

              - Limpeza.

Conforme o tipo e a duração da reunião será ou não necessário prever

            - Cartões de marcação de lugares para os participantes;

            - Mesas de apoio ao aquecimento logístico;

            - Garrafas de agua mineral e copos sobre a mesa de reuniões;

            - Mesa auxiliar com bebidas e aperitivos;

            - Decoração para a sala (arranjos florais, plantas, símbolos da empresa, maquetes, etc.)

            - Serviço de café (no caso de o caffe-break seja curto, talvez tenha de ser servido no local, convido colocar a louça e a maquina expresso numa mesa auxiliar num extremo da sala)

            - Cinzeiros

            - ……

Em conclusão:

• O local deve ser adaptado ao tipo de reunião (distribuição dos espaços, mesas e cadeiras, suportes, logísticos, etc.)
• As condições de iluminação, temperatura, arejamento e climatização devem ser apropriadas às circunstâncias
• A disposição do mobiliário e a decoração devem atribuir para criar um ambiente de trabalho agradável e motivador.