1. A interacção e debate numa reunião como deve ser distribuído no tempo?
A distribuição deve ser feita 80% para as alternativas e soluções e 20% para problemas e causas e não ao contrário.
2. Quais as regras base para a interacção e debate numa reunião?
· Convêm evitar juntar pessoas com passados de grande choque pessoal;
· O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem um de cada vez e não se admitem conversas particulares.
· Devem ser respeitadas as normas básicas de correcção e cortesia, evitar ferir sensibilidade dos outros com observação contundente.
· Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e recursos a esquemas e diagramas complicados.
· Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo ás pessoas de os lerem. Cada dispositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.
· Deve estabelecer-se uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva, para aumentar a probabilidade de êxito da reunião.
3. Os assuntos a tratar numa reunião como são apresentados? Qual o objectivo?
Qualquer reunião deve ser conveniente planeada e organizada, por mais simples e informal que seja
Em 1º lugar há que estabelecer
· Os assuntos a tratar e respectiva ordem;
· As pessoas a participarem;
· A data, hora, duração prevista e local de realização.
·
Seguidamente, há que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/ comunicação.
Finalmente, há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários
4. Qual a designação usada para definir os assuntos a tratar numa reunião informal e formal?
Na reunião informal é a agenda e a reunião formal é a ordem de trabalho.
5. Como e com que antecedência pode ser feita a comunicação de uma reunião de rotina extraordinárias ou reunião formal (Assembleia Geral)?
Assembleia Geral eleitoral convocada com trinta dias de antecedência em relação ao termo do mandato.
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