Ordem de trabalho

Resumo de agenda e ordem de trabalho

Regras de base

• O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem um de cada vez e não se admitem conversas particulares.
• Devem ser respeitadas as normas básicas de correcção e cortesia, evitar ferir sensibilidade dos outros com observação contundente.
• Convêm evitar juntar pessoas com um passado de grandes choques pessoais.
• Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstractas e recursos a esquemas e diagramas complicados.
• Ao mostrar dispositivos, deve-se fazer uma pausa na apresentação para dar tempo ás pessoas de os lerem. Cada diapositivo deve ser retirado logo após a sua utilização.
• Deve estabelecer-se uma situação de interacção mais cooperativa do que competitiva, para aumentar a probabilidade de êxito da reunião.

Planeamento e Organização

Qualquer reunião deve ser conveniente planeada e organizada, por mais simples e informal que seja.

• Em 1º lugar há que estabelecer.

- Os assuntos a tratar e respectiva ordem;

- As pessoas a participarem;

- A data, hora, duração prevista e local de realização.

• Seguidamente, há que elaborar a convocatória/aviso e proceder à respectiva convocação/ comunicação.
• Finalmente, há que preparar o local de trabalho e providenciar os suportes logísticos necessários.

Agenda e Ordem de Trabalhos

       Quando se comunica a realização de uma reunião, os assuntos a tratar são representados de forma esquematizada ordenada e sequencial (com números, alíneas, etc.) não só para possibilitar que cada participante conheça antecipadamente o teor da reunião e se possa preparar para nela contribuir activamente, mas também para facilitar o processamento dos trabalhos e permitir distribuir/controlar o tempo previsto para a reunião.

Quando se trata de uma reunião informal ou nível interno, dá-se à lista dos assuntos a tratar o nome de agenda, quando se trata de uma reunião formal ou Assembleia Geral, essa lista toma o nome de Ordem de Trabalho